Introduction............................................1
Part I SharePoint 2007 Overview, Planning, and Implementation
1 Introducing SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . .5
Understanding the Business Needs and Drivers for SharePoint 2007 . . . . . . . . . 6
Organizing and Streamlining Document Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Collecting and Organizing Data with Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Providing Collaborative Structure with Workspaces, Pages, and Sites . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . 13
Personalizing SharePoint Server 2007 with Personal Sites . . . . . . . . . . . . . . 15
Collaborating with SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Leveraging Workflow for Enhanced Collaboration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Enhancing Calendaring. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Blogging with SharePoint 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Using Wikis for User-Generated Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Determining User Presence Information. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Accepting Emails Directly into Site Content. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Presenting and Navigating Content in SharePoint 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Using the Sites Directory to Find Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Managing Content in SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Restricting Data Abilities Using Information Rights Management . . . 22
Assigning Retention and Auditing Policies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Finding Information with SharePoint Indexing and Search . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Using Improved SharePoint Search Capabilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Creating and Managing Search Scopes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Comparing the Versions of SharePoint. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Detailing the Specific SharePoint 2007 Products . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Outlining Key Features Differences Between WSS and MOSS. . . . . . . . . . 27
Integrating Office 2007 Components with SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Integrating Outlook 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Using Word 2007 with SharePoint Sites. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Managing Excel 2007 and Excel Services for SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Customizing SharePoint Content with SharePoint Designer 2007 . . . 31
Administering and Monitoring SharePoint 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Backing Up and Restoring SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Using the SharePoint Best Practices Analyzer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Monitoring a SharePoint Environment with the SharePoint
Management Pack for Microsoft Operations Manager 2005 . . . . . . . . . 34
Securing the SharePoint Environment with ISA Server 2006 . . . . . . . . . . 35
Summary. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Best Practices. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
2 Planning and Architecting a SharePoint 2007 Deployment . . . . . . . . . . . . . . . . . .39
Understanding SharePoint Design Components . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Viewing SharePoint Components from a High Level . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
SharePoint Farm. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Shared Services Providers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Excel Calculation Servers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Search Servers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Index Servers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Web Servers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Database Servers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Content Databases. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Web Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Site Collections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
SharePoint Sites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Root Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . 43
Managed Paths . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Site Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Architecting the SharePoint SQL Database Environment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Choosing SQL Server Version for SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Understanding SQL Server 2005 Components . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Architecting Server and Farm Layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Designing the Farm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Designing Shared Services Providers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Determining Server Role Placement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Examining Real World SharePoint 2007 Deployments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Viewing a Sample Single-Server SharePoint Deployment . . . . . . . . . . . . . . . 47
Viewing a Sample Small SharePoint Farm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Viewing a Sample Mid-Sized SharePoint Farm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Viewing a Sample Large SharePoint Farm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
Summary. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
Best Practices. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
3 Planning Redundancy and Scaling the SharePoint Environment . . . . . . . . . . . . .53
Understanding Scalability for SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
Mapping SharePoint Functionality to Business Needs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
Planning for Capacity with SharePoint. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
Gauging Content Growth . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Scaling Logical SharePoint Components. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
Scaling Out with Site Collections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
Scaling Out with IIS Virtual Servers and Web Applications . . . . . . . . . . . . 56
Utilizing and Understanding Clustering for SharePoint. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
Understanding Active/Passive Clustering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
Understanding the Active/Active Clustering Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
Choosing the Right Clustering Technology for SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
Choosing Microsoft Cluster Service for SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Choosing Network Load Balancing for SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
Scaling SQL Server with High Availability Alternatives. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
Log Shipping . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
Windows 2003 and SQL Server 2005 Clustering. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
Database Mirroring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
Choosing the Appropriate SQL Server High Availability Alternative . . . . . . . . 65
Scaling Across a SharePoint Farm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
Defining Farm Server Components. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
Utilizing Shared Services Across SharePoint Farms. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Justifying and Deploying Business Portals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
Leveraging Various SharePoint Components for a Portal Solution. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .68
Leveraging Full Portal Collaboration with Office 2007/2003 Technologies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Managing Business Processes with BizTalk Server 2006. . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Improving Communications and Collaboration with Exchange Server 2007 Integration . . . . . . . . . . . 69
Addressing Common Business Issues with SharePoint Features. . . . . . . . . . . . . . . 70
Addressing the Redundant Re-creation of Documents with SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Addressing the Inability to Efficiently Search Across Different Types of Content. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Addressing Inefficient Means of Document Collaboration with SharePoint Document Libraries. . . . . . . . . . . . . .. . 71
Addressing the Excessive Use of Email Attachments/Ability to Know When Documents Have Been Modified . . . . . . . . . . . 72
Addressing Difficulty Organizing or Classifying Content. . . . . . . . . . . . . . . 72
Addressing Access to Line-of-Business Application Information . . . . . . 73
Using SharePoint for Sharing Information with Partners, Vendors, and/or Clients. . . . . . . . . . . . . 74
Deploying a Team Collaboration Solution with SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Outlining Business Needs for the Team Collaboration Solution . . . . . . 74
Implementing a Team Collaboration Solution with SharePoint . . . . . . 75
Outlining Ideas for Using the Team Collaboration Solution . . . . . . . . . . . 75
Deploying a Corporate Intranet Solution with SharePoint. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
Meeting Business Needs with the Corporate Intranet Solution . . . . . . . 76
Implementing the Corporate Intranet Solution. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Ideas for Using the Corporate Intranet Solution. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
Deploying a Customer Extranet Solution with SharePoint. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
Meeting the Business Needs of the Customer Extranet Solution . . . . . 79
Implementing the Customer Extranet Solution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
Outlining Ideas for Using the Corporate Extranet Solution . . . . . . . . . . . . 81
Summary. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
Best Practices. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
4 Planning the SharePoint 2007 User Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . .85
Key Components of the User Environment Design Process. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
Prioritizing the Goals for the Design of the SharePoint 2007 Environment . . . . . . . . . . . . . . . . 86
Identify the Key Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
Documenting the Design Decisions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
Designing the Windows SharePoint Services Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
Design Options for Site Collections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
Planning Groups and Security Settings for Windows SharePoint Services 3.0 . . . . . . . . . . . 94
Designing the SharePoint Server 2007 Environment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
Choosing the Right Site Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
Planning Groups and Security Settings for SharePoint Server 2007 . . . . . . . . . . . . . . . 97
Additional Design Decisions for SharePoint Server 2007. . . . . . . . . . . . . . . . 98
Customizing the Site Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
Designing My Sites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
Planning the Desktop Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
Adopting Windows Vista . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
Browser Options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
Planning for Microsoft Office Product Integration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
Reviewing Lessons Learned from Previous SharePoint Implementations . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
Adoption Patterns for SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
Planning Architecture Upgrades Based on Usage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
Typical Problems Encountered . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
Staffing for SharePoint Support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
5 Installing Windows SharePoint Services and Microsoft Office SharePoint Server 2007 . . .. . . . .115
Examining SharePoint Installation Prerequisites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
Defining Hardware Prerequisites for SharePoint 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
Examining Software Requirements for SharePoint 2007. . . . . . . . . . . . . . . 116
Outlining Additional Prerequisites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
Installing the SharePoint Server Operating System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
Installing Windows Server 2003 Base OS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
Updating and Patching the Operating System. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
Installing the SharePoint Database Platform. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
Installing the Prerequisite IIS Admin Tool . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
Installing SQL Server 2005 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124
Installing Microsoft Office SharePoint Server 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
Installing SharePoint 2007 IIS Prerequisites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
Installing .NET Framework 3.0 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
Installing the MOSS 2007 Package . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
Configuring Services on the Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134
Create the First Web Application . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136
Configuring Farm Shared Services. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
Creating the First Site Collection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
Installing Windows SharePoint Services 3.0 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
Performing WSS Prerequisite Tasks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
Installing WSS 3.0 on a Single Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
6 Migrating from SharePoint 2003 to SharePoint 2007 . . . . . . . .. .145
Formulating a Migration Strategy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 145
Outlining Supported Migration Scenarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
Assessing Site Migration Readiness. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
Creating a Prototype Test Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
SQL Database Upgrade Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148
Examining SharePoint 2007 Migration Paths. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148
Examining the In-Place Upgrade Approach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148
Examining the Gradual Migration Approach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148
Considering Alternative Migration Strategies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
Performing an In-Place Upgrade of a SharePoint Environment . . . . . . . . . . . . . 150
Installing .NET Framework 3.0 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
Running the Pre-Upgrade Scan Tool. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . 151
Correcting Pre-Upgrade Scan Tool Issues . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . 153
Performing the Upgrade. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
Resetting Unghosted Sites to SharePoint 2007 Site Definitions . . . . . 157
Performing a Gradual Migration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
Adding Additional Servers to the Upgrade Farm. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160
Upgrading Site Collections Using the Gradual Approach . . . . . . . . . . . . . 160
Finalizing the Gradual Migration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
Performing Advanced Migrations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
Setting Up the Staging Server. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
Exporting and Importing Sites Using STSADM. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
Upgrading the Standby Server to SharePoint 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
Using ISA Server 2006 to Provide for Split Migration Paths . . . . . . . . . . 165
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166
Part II Using SharePoint 2007 Technologies
7 Using Libraries and Lists in SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . .169
SharePoint 2007 Libraries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170
Using SharePoint 2007 Libraries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171
Edit Menu Options for Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181
Other Types of Libraries in SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194
SharePoint 2007 Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . 202
Using SharePoint 2007 Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222
Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222
8 Managing Libraries and Lists in SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . .225
Planning Lists and Libraries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226
Planning Library Configurations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227
Planning List Configurations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230
Using Site Columns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232
Using Content Types. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235
Creating Libraries in SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241
Creating a Document Library. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242
Creating Other Libraries. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243
Configuring Document Library Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244
Document Library Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244
Document Library Permissions and Management. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253
Document Library Communications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257
Customizing SharePoint 2007 Libraries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262
Creating Columns in Document Libraries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262
Column Ordering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268
Column Indexing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268
Creating Views in Document Libraries. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269
Creating Lists in SharePoint 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272
Customizing SharePoint 2007 Lists. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273
Versioning Settings for a List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274
Advanced Settings for a List. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274
Managing Lists and Libraries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280
Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280
9 Designing and Managing Pages, Workspaces, and Sites in SharePoint 2007 . . . . . . .283
Planning Pages, Workspaces, and Sites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284
Creating Pages and Workspaces in SharePoint 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 292
Creating Basic Pages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293
Creating Web Part Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294
Creating Workspaces in SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296
Creating Sites from the Collaboration Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303
Team Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303
Blank Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303
Wiki Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304
Blog Site. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306
Creating Sites from the Enterprise Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309
Document Center . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310
Records Center . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312
Personalization Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312
Site Directory. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315
Report Center . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 320
Search Center. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321
Creating Sites from the Publishing Tab. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323
Configuring the Look and Feel of Sites. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323
Basic Customizations Using Icons and Master Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324
Navigation Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324
Site Themes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326
Save Site as a Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326
Reset to Site Definitions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328
Mobile Pages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328
Using the Galleries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330
Web Part Gallery . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333
Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333
10 Using Word, Excel, and Excel Services with SharePoint 2007 335
Overview of the New File Types in Office 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336
Using Word 2007 and 2003 with SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336
Strategies for “Mixed” Word (2007, 2003, and Earlier) Environments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336
Using Word 2003 with SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 339
Using Word 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341
Using Excel with SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348
Using Excel 2003 with SharePoint 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348
Using Excel 2007 with SharePoint 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 352
Excel Services in SharePoint 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359
Excel Services Settings in Shared Services Administration . . . . . . . . . . . . 359
Using the Excel Web Access Web Part. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360
Supported and Unsupported Features When Loading a
Workbook in Excel Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364
Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364
11 Leveraging Additional Office 2007 Products in a SharePoint 2007 Environment . .. . . . .367
Using Outlook 2007 with SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367
Using Outlook 2003 with SharePoint 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 368
Using Outlook 2007 with SharePoint 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370
Using Access 2007 with SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379
Linking List Information to an Access 2007 Database. . . . . . . . . . . . . . . . . . 380
Exporting List Information to an Access 2007 Database. . . . . . . . . . . . . . . 381
Creating Email from Access 2007 Requesting Input . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 382
Reporting Tools in Access 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 385
Creating SharePoint 2007 Lists in Access 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 385
Using Project 2007 with SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 386
Using Visio 2007 with SharePoint 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387
Link SharePoint List Data to Shapes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387
Leveraging SharePoint 2007 to Publish Visio 2007 Files. . . . . . . . . . . . . . . 388
Using Visio 2007 for Quick Gantt Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389
Using Visio with SharePoint 2007 Tasks Lists. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390
Using PowerPoint 2007 with SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391
Using OneNote 2007 with SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394
Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394
12 Implementing Records Management and Enabling Web Content Management in SharePoint 2007 . . . .397
Implementing Records Management in SharePoint 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 398
Creating the Records Center . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 399
Configuring a Records Center as an External Service Connection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 400
Enabling Auditing for the Site Collection. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 401
Creating Site Collection Policies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . 403
Using Content Types to Ensure Proper Categorization in the Records Center . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403
Creating Additional Document Libraries in the Records Center . . . . 406
Modifying the Record Routing List to Route Content Types . . . . . . . . . 406
Email Content as Records. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 407
Enabling Web Content Management in SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 408
Publishing Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410
Publishing Sites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410
Edit Content in the Field Controls. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413
Leveraging Reusable Content. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416
Choosing a Different Master Page for a Publishing Site. . . . . . . . . . . . . . . . 416
Modifying the Master Page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417
Creating Master Pages and Page Layouts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 421
Cache Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 423
Working with Site Variations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 425
Document Conversion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 427
Web Publishing and Deployment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 428
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 432
Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 432
13 Benefiting from the Enhanced Search Capabilities in SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . .435
Comparing Search Functionality in Different Versions of SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 436
Windows SharePoint Services 3.0 Search Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 437
Testing Windows SharePoint Services Search Functionality . . . . . . . . . . 438
Excluding .aspx Pages from Indexing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 440
Rebuilding the Index. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 441
SharePoint Server 2007 Search Capabilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 442
Managing Search Configuration Settings in SharePoint Server 2007. . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . 444
Search Services in SharePoint Server 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 444
Configuring Search Settings. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 445
Search Usage Reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 460
Search Settings for a Site Collection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 461
Create Keywords and Best Bets. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 461
Modifying the Default Search Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 462
Adding IFilters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 463
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 465
Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 466
Part III Managing a SharePoint Environment
14 Managing and Administering SharePoint Infrastructure . . . . . . . . . . . . . . . . . .469
Administering Windows SharePoint Services Site Settings. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 469
Users and Permissions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 470
Look and Feel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 472
Galleries. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 474
Site Administration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 476
Site Collection Administration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 478
Operations Management with the SharePoint Central Admin Tool . . . . . . . 481
Topology and Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 482
Security Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 484
Logging and Reporting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 484
Upgrade and Migration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 486
Global Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 487
Backup and Restore. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 490
Data Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 492
Content Deployment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 492
Application Management with the SharePoint Central Admin Tool. . . . . . . 493
SharePoint Web Application Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 493
SharePoint Site Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 496
Search. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 497
InfoPath Forms Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 499
Office SharePoint Server Shared Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 500
Application Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 501
External Service Connections. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 501
Workflow Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 503
Managing Shared Services in SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 504
User Profiles and My Sites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 504
Search. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 507
Office SharePoint Usage Reporting. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 507
Audiences. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 510
Excel Services Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 510
Business Data Catalog. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 512
Using Additional Administration Tools for SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 513
Command-Line Administration of SharePoint Using the STSADM Tool . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 514
Working with the Internet Information Services Manager Tool. . . . . 516
SQL Administration for SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 516
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 517
Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 517
15 Securing a SharePoint Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . .519
Identifying Isolation Approaches to SharePoint Security. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 519
Isolating SharePoint Data with Separate SharePoint Lists . . . . . . . . . . . . . 520
Isolating SharePoint Through Deployment of Separate Sites or Site Collections . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . .. . . 520
Isolating SharePoint with Separate Host Headers and Virtual Servers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 520
Isolating SharePoint with Separate Physical Servers or Networks . . . 521
Physically Securing SharePoint Servers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 521
Restricting Physical Access to Servers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 521
Restricting Login Access. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 522
Using the Run As Command for Administrative Access . . . . . . . . . . . . . . . 523
Securing SharePoint Access by Using Smartcards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 524
Securing SharePoint’s SQL Server 2005 Installation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 525
Windows Versus SQL Server Authentication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 525
Understanding the SA Account and Setting a Strong Password . . . . . 527
Minimize SQL Server 2005 Attack Surface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 528
Managing Services and Connections to Reduce Surface Attack. . . . . . 529
Using SQL Server Security Logs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 531
Hardening SharePoint Server Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 533
Hardening a Server with the Security Configuration Wizard in
Windows Server 2003 Service Pack 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 533
Using Security Templates to Secure a SharePoint Server . . . . . . . . . . . . . . . 534
Shutting Off Unnecessary Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 535
File-Level Security for SharePoint Servers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 536
Exploring NT File System Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 536
Auditing File Access to SharePoint Servers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 537
Securing a SharePoint Farm Using Windows Server Update Services . . . . . . 538
Understanding the Background of WSUS: Windows Update. . . . . . . . . 539
Deploying the Automatic Updates Client. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 539
Understanding the Development of Windows Server
Update Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 539
Examining WSUS Prerequisites. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 540
Installing a Windows Server Update Services System. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 540
Setting WSUS Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 542
Synchronizing a WSUS Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 542
Approving WSUS Software Patches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 543
Automatically Configuring WSUS Clients via Group Policy. . . . . . . . . . 545
Deploying Security Patches with WSUS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 547
Verifying Security Using the Microsoft Baseline Security
Analyzer (MBSA) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 547
Installing MBSA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 548
Scanning for Security Vulnerabilities with MBSA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 549
Viewing MBSA Security Reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 549
Deploying Transport-Level Security for SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 551
Realizing Security by Deploying Multiple Layers of Defense . . . . . . . . . 551
Understanding Encryption Basics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 551
Using Virtual Private Networks to Secure Access to SharePoint . . . . . . . . . . . . . 552
Examining VPN Tunnels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 552
Reviewing Tunneling Protocols . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 552
Outlining the PPTP and L2TP Protocols. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 553
Detailing the L2TP/IPsec Secure Protocol . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 553
Examining Integration Points Between SharePoint and Public Key
Infrastructure. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 554
Understanding Private Key Versus Public Key Encryption . . . . . . . . . . . . 554
Using SSL Certificates for SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 554
Using Windows Server 2003 Certificate Services for
SharePoint Servers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . 555
Examining Smartcards PKI Authentication for SharePoint. . . . . . . . . . . . 557
Examining the Encrypting File System (EFS). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 557
Integrating PKI with Non-Microsoft Kerberos Realms . . . . . . . . . . . . . . . . . . 557
Examining IPsec for Internal SharePoint Encryption. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 558
Reviewing the IPsec Principle. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 558
Detailing Key IPsec Functionality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 558
Understanding IPsec NAT Traversal. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 559
Configuring Simple IPsec Between SharePoint Servers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 560
Viewing the IPsec Security Monitor. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 560
Establishing an IPsec Policy on the SharePoint Server . . . . . . . . . . . . . . . . . 561
Establishing an IPsec Policy on the Client. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 562
Verifying IPsec Functionality in Event Viewer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 562
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 564
Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 564
16 Maintaining and Monitoring SharePoint 2007 Environments and Databases . . . . . . . . . . .567
Managing a SharePoint Server Remotely. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 567
Using the Remote Desktop for Administration to Administer a SharePoint Server. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .568
Using the Remote Control Add-on for Active Directory Users and Computers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 569
Using Microsoft Operations Manager (MOM) 2005 to Simplify Management of SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 570
Taking a Close Look at Microsoft Operations Manager (MOM) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .570
Downloading and Extracting the SharePoint 2007 Management Pack for MOM 2005 . . . . . . . . . . . . .. . . . . . 571
Importing the Management Pack File into MOM 2005. . . . . . . . . . . . . . . . 572
Allowing Manual Agent Installs on the MOM Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . 573
Installing the MOM Agent on the SharePoint Server. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 573
Monitoring SharePoint Functionality and Performance with MOM . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . 575
Establishing a SQL Server Maintenance Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 576
Creating a Maintenance Plan. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 577
Viewing Maintenance Plans. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 582
Establishing Maintenance Schedules for SharePoint. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 584
Outlining Daily Maintenance Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 585
Performing Weekly SharePoint Maintenance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 588
Performing Monthly Maintenance Tasks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 589
Performing Quarterly Maintenance Tasks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 591
Summary of Maintenance Tasks and Recommendations . . . . . . . . . . . . . . 591
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 592
Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 592
17 Backing Up and Restoring a SharePoint Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . .595
Backing Up and Recovering SharePoint Components. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 595
Using and Administering the Recycle Bin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 597
Examining the Two Stages of the Recycle Bin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 597
Enabling Recycle Bin Functionality in SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 599
Using the SharePoint Central Admin Tool Backup and Restore Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 600
Performing a Backup Using the SharePoint Central Admin Tool . . . 600
Restoring SharePoint Using the Central Admin Tool . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 602
Backing Up and Restoring with SharePoint Designer 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 604
Backing Up SharePoint Sites Using SharePoint Designer 2007. . . . . . . 605
Deleting and Re-creating Sites in Anticipation of a Full Restore . . . . 606
Restoring Sites from SP Designer Backups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 607
Using STSADM to Move or Back Up Site Collections. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 608
Backing Up Site Collections with STSADM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 608
Deleting a Site Collection in Advance of a STSADM Restore . . . . . . . . . 609
Restoring SharePoint Site Collections Using the STSADM Utility. . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . 610
Automating Backups Using a Custom Script That Invokes STSADM. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 610
Scheduling the Custom STSADM Backup Script Using Windows Scheduler. . .. . . . . . . . . . . . . . 618
Backing Up Internet Information Services Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 620
Performing SQL Database—Level Backups and Restores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 620
Understanding SQL Server Backup Methods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 621
Understanding SQL Server Recovery Models. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 624
Examining a Real-World SharePoint Database Backup Scenario. . . . . 625
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 626
Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 627
Part IV Extending the SharePoint Environment
18 Configuring Email-Enabled Content and Exchange Server Integration . . . . . . . . . . . . . . . . . .631
Enabling Incoming Email Functionality in SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 632
Installing the SMTP Server Service on the SharePoint Server. . . . . . . . . 632
Configuring the Incoming Email Server Role on the SharePoint Server. . . . . . . . . . . . . 633
Using the Directory Management Service. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 635
Working with Email-Enabled Content in SharePoint 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 635
Using Email-Enabled Document Libraries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 635
Configuring Email-Enabled Lists. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 636
Understanding Microsoft Office Exchange Server 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 638
Outlining the Significant Changes in Exchange Server 2007 . . . . . . . . 638
Outlining Exchange Server 2007 Server Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 639
Planning for an Exchange Server 2007 Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 640
Planning for Exchange Active Directory Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 640
Planning for the Mailbox Server Role . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 641
Planning for the Client Access Server Role . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 642
Planning for the Edge Transport Role . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 643
Planning for the Hub Transport Role. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 643
Planning for the Unified Messaging Role . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 644
Understanding a Sample Deployment Scenario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 644
Integrating Exchange 2007 with SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 645
Using an Exchange Server as an Outgoing Email Server for SharePoint. . . . . . . . . . . . . . . . . . 646
Linking to Calendars, Contacts, and Inbox Items in Exchange 2007 from SharePoint Sites. .. . . . . . . . . 646
Using SharePoint 2007 to Replace Exchange Public Folders. . . . . . . . . . 647
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 647
Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 647
19 Enabling Presence Information in SharePoint with Microsoft Office Communications Server 2007 . . . . . . .649
Configuring Presence Within SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 650
Enabling Presence Information on a Web Application. . . . . . . . . . . . . . . . . 651
Examining Presence Functionality Within a SharePoint Site Collection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 652
Understanding Microsoft’s Unified Communications Strategy. . . . . . . . . . . . . . 652
Outlining the History of the Unified Communications Products. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 652
Exploring the Office Communications Server 2007 Product Suite. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 653
Viewing the Communicator Client . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 655
Installing Office Communications Server 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 655
Extending the AD Schema. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 655
Preparing the AD Forest . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 658
Prepping the Domain . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 659
Delegating Setup and Administrative Privileges. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 660
Configuring IIS on the Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 662
Deploying an OCS 2007 Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 663
Configuring the Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 664
Configuring Certificates for OCS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 667
Starting the OCS Services on the Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 669
Validating Server Functionality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 669
Installing the Admin Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 670
Exploring Office Communications Server Tools and Concepts. . . . . . . . . . . . . . 671
Administering Office Communications Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 671
Adding Users to OCS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 671
Configuring User Settings from the OCS Admin Tool. . . . . . . . . . . . . . . . . . 671
Configuring Server Settings from the OCS Admin Tool . . . . . . . . . . . . . . . 673
Using the Instant Messenger Filter in OCS 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 673
Installing and Using the Communicator 2007 Client. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 674
Using the Communicator 2007 Client. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 674
Installing the Communicator 2007 Client. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 674
Installing and Configuring Live Communications Server 2005 SP1 . . . . . . . 675
Installing Live Communications Server 2005 SP1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 675
Examining the Communicator 2005 Client. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 676
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 677
Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 677
20 Providing Secured Remote Access to SharePoint Using ISA Server 2006 . . . . . . . . . . . . . . . . . .679
Understanding the Internet Security and Acceleration Server 2006 . . . . . . . 680
Outlining the Need for ISA Server 2006 in SharePoint Environments . . . . 680
Outlining the High Cost of Security Breaches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 681
Outlining the Critical Role of Firewall Technology in a Modern Connected Infrastructure . . . . . . . . . . . . . . . . . 681
Understanding the Growing Need for Application-Layer Filtering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 682
Outlining the Inherent Threat in SharePoint HTTP Traffic . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 683
Understanding Web (HTTP) Exploits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 684
Securing Encrypted (Secure Sockets Layer) Web Traffic . . . . . . . . . . . . . . . . 684
Securing Access to SharePoint with Secure Sockets Layer Encryption . . . . . 685
Installing a Third-Party Certificate Authority on a SharePoint Server. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 686
Using an Internal Certificate Authority for SharePoint Certificates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 688
Forcing SSL Encryption for SharePoint Traffic . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 692
Securing SharePoint Sites with ISA Server 2006. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 693
Configuring the Alternate Access Mapping Setting for the External URL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 694
Installing an SSL Certificate on a SharePoint Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 695
Exporting and Importing the SharePoint SSL Certificate to the ISA Server. . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . 696
Creating a SharePoint Publishing Rule. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 699
Logging ISA Traffic . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 705
Examining ISA Logs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 705
Customizing Logging Filters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 706
Monitoring ISA from the ISA Console . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 707
Customizing the ISA Dashboard. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 707
Monitoring and Customizing Alerts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 708
Monitoring Session and Services Activity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 710
Creating Connectivity Verifiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 711
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 713
Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 713
21 Using Designer 2007 to Extend SharePoint 2007 Workflows and Customize the User Experience . . . . . . .715
Workflow Basics in SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 716
Configuring Workflow Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 716
Predefined Workflows. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 717
Deciding Where to Add the Workflow. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 718
Using a Predefined Workflow. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 718
Accessing Reports About Workflows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 722
Creating a Three-State Workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 723
Creating a New Customized Workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 724
Authoring Workflows Using SharePoint Designer 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 729
Preparing to Create a Workflow in Designer 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 730
Creating a Designer 2007 Workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 732
Executing a Designer 2007 Workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 736
Additional Designer 2007 Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 737
Site Management Tools. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 738
Editing Standard SharePoint 2007 Sites. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 740
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 742
Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 742
22 Exploring Business Process and Business Intelligence Features in SharePoint 2007 . . . . . . . . .745
Using InfoPath 2007 with SharePoint 2007 and Forms Server 2007. . . . . . . 746
Preparing to Create InfoPath 2007 Forms. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 746
File Components of a Form Template. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 747
Form Design Basics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 748
InfoPath Forms Basics in SharePoint 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 752
Making the Forms Smarter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 757
Extending the Reach of Forms with Forms Server 2007 . . . . . . . . . . . . . . . 762
Configuring Forms Server Functionality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 764
Publishing to a Forms Server. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 764
Business Intelligence in SharePoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 766
Excel Services. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 766
Key Performance Indicators . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 768
Filter Web Parts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 771
The Report Center and Sample Dashboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 774
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 775
Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 776
Index . . . . . . . . . . . . . . . . . .777